Siklus Manajemen Penggajian (SDM) pada SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Siklus Manajemen SDM (Penggajian)

Siklus Manajemen SDM (Penggajian)

Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan Operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas - tugas siklus penggajian :

1. Merekrut & mempekerjakan karyawan

2. Melatih 

3. Memberikan tugas pekerjaan 

4. Memberikan kompensasi  ( Penggajian )

5. Mengevaluasi kinerja 

6. Memberhentikan pegawai secara sukarela / dipecat 

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentranfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Aktivitas - aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah :

1. Perbarui file induk penggajian

            Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi :

    # perekrutan 

    # pemberhentian 

    # Perubahan tingkat gaji 

    # Perubahan dalam pengurangan diskresi 

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat  pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya , namun catatan tentang pegawai  yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapah laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun  terkait.  

2. Perbarui tarif & pemotongan pajak 

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi data waktu dan kehadiran 

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan .

4. mempersiapkan penggajian 

File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih . Terakir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak 

   * Daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan  sukarela untuk setiap pegawai. 

5. membayar gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai. banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan potongan lain - lain 

            aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Biro jasa penggajian dan PEO (Profetional Employer Organization) sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan - alasan berikut ini :

* Menurunkan Biaya

Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari ekonomic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.

* Kompensasi yang lebih Luas 

   PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka.

* Membebaskan Sumber Daya Komputer

   Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu atau lebiah Aplikasi SIA (Penggajian dan 

   manajemen kompensasi).

Tujuan pengendalian, Ancaman dan Prosedur

    Selain tugas - tugasnya, Siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan - tujuan berikut ini : 

1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar
2. Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid
3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 
6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 
7. Aktivitas siklus manajeman SDM / Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian ) berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut.

1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja 

    Bentuk ancaman :

    a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.

Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan.

    b) Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan 

Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.

2. Pemrosesan Penggajian 

    Bentuk Ancaman :

    a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan.

    b) Data waktu yang tidak akurat 

Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.    

    c) Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS. 

    d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 

Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian. 

3. Umum 

    Bentuk Ancaman :

   a)  Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data.

   b)  Kinerja yang kurang baik 

Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.